La dématérialisation des factures : comment réussir sa transition ?

La création d’une facture dématérialisée remplace le traitement manuel et traditionnel d’une facture. Cela inclut la création sur un logiciel, l’impression, la mise sous pli et l’envoi de la facture. Elle utilise un processus entièrement numérique, sans recours à aucun support physique. Mais comment adopter la dématérialisation des factures lorsque vous êtes peu familier avec le numérique ? Comment établir une facture dématérialisée ?

Qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation des factures représente une avancée significative dans la transformation numérique. Elle vise à améliorer la productivité des entreprises. Elle implique l’émission et la réception de toutes les factures en format électronique. Contrairement aux formats papier ou PDF traditionnels, la facture dématérialisée contient des données structurées relatives à la transaction facturée. Ces données sont transmises à l’administration fiscale. La dématérialisation des factures deviendra obligatoire pour les entreprises soumises à la TVA et sera mise en œuvre progressivement en fonction de la taille de l’entreprise. Sur cet article, vous pouvez trouver plus d'informations sur la dématérialisation des factures.

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Pourquoi faire de la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures, imposée par l’État, vise à atteindre plusieurs objectifs :

  • Améliorer la compétitivité des entreprises en réduisant leur charge administrative et en augmentant leur productivité.
  • Renforcer le contrôle des fraudes pour favoriser les opérateurs économiques de bonne foi.
  • Simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA en instaurant, à terme, un dispositif de pré-remplissage des déclarations.

Ainsi, optimiser la collecte de données pour obtenir des informations en temps réel permettra de mieux piloter la politique économique du pays.

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Qui est concerné par cette pratique ?

À partir de 2020, toutes les entités impliquées dans les marchés publics doivent obligatoirement dématérialiser leurs factures. Cette obligation sera étendue à toutes les entreprises privées françaises assujetties à la TVA d’ici 2026, avec un report au 1ᵉʳ janvier 2026 suite à la loi de finances 2022.

Voici le calendrier de mise en œuvre de la dématérialisation des factures :

  • À partir du 1ᵉʳ juillet 2024 : toutes les entités assujetties à la TVA devront recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises devront également les transmettre électroniquement.
  • À partir du 1ᵉʳ janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront émettre des factures électroniques.
  • À partir du 1ᵉʳ janvier 2026 : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront se conformer à cette obligation de facturation électronique.

Comment faire la dématérialisation ?

Le processus d’émission de facture électronique implique plusieurs étapes clés. D’abord, la conversion des documents papier en fichiers électroniques facilite la gestion des transactions. Ensuite, les e-factures sont créées, transmises et reçues électroniquement pour accélérer le cycle de facturation. Les données sont ensuite saisies dans l’outil comptable. Elles sont ensuite validées automatiquement par le logiciel, assurant la précision des informations financières. Le choix du mode de paiement complète le processus. Cela garantit la conformité et l’efficacité tout au long de la chaîne de facturation électronique.

Malgré les défis initiaux pour les utilisateurs moins familiers avec le numérique, la dématérialisation des factures simplifie la gestion administrative tout en assurant la conformité et l’efficacité.